Kuinka valita rekrytointikonsultti?

Rekrytointikonsulttia aletaan harkita usein siinä vaiheessa, kun rekrytointiponnistelut eivät johda onnistuneisiin palkkauksiin. Jos rekrytointi ei henkilöstöhallinnon parhaista yrityksistä huolimatta onnistu, voidaan hyödyntää rekrytointikonsulttia.

Tyypillisiä rekrytoinnin ongelmia:

• Vaikeudet tavoittaa sopivia osaajia
  
  
• Kokeneita ammattilaisia ei ole vapaana alalla
  
  
• Työpaikkailmoitus ei käynnistä työn hakemista
  
  
• Hakulomake ei tuota hakemuksia
  
  
• Hakemusten vähäinen määrä ei johda onnistuneeseen palkkaukseen
  
  
• Prosessi venyy, koska sopivia ehdokkaita ei ole
  
  
• Paikka on pakko täyttää kiireen vuoksi

Rekrytointikonsultin valinta – mitä vaihtoehtoja?

Rekrytointitarpeita on vähintään yhtä monta kuin on erilaisia rekrytointipalvelujakin. Siksi on tärkeää valita lukuisista rekrytointikonsulttipalveluista juuri sellainen, mikä sopii käsillä olevaan tilanteeseen. 

Sillä, kuten rekrytointitarpeita, myös rekrytointikonsultteja on monenlaisia. Rekrytointikonsultointi voi sisältää mitä tahansa valmennuksesta suorahakuun. 

Ensin tulee ymmärtää oma tarve, jotta voi valita itselleen sopivan rekrytointikonsultin. 

Tarvitsetko nopeaa tilapäistä apua eikä budjetti ole ongelma? Tällöin vuokratyövoimasta voi löytyä nopea ja helppo ratkaisu. Kaipaatko apua pysyväisluonteiseen, pitkän tähtäimen rekrytointiin? Tällöin kannattaa valita konsultti, joka korjaa yrityksen sisäisen rekrytointiprosessin ja mahdollistaa näin rekrytoinnin jatkossa itsenäisesti. Katsotaan tarkemmin, minkälaisia rekrytointikonsultteja on olemassa. 

Erilaisia rekrytointikonsultteja

1. Rekrytointikouluttajat
   
   
2. Headhunterit eli suorahaku
   
   
3. Työnvälitystoimijat
   
   
4. Rekrytointimarkkinointitalot
   
   
5. Rekrytointijärjestelmien tarjoajat
   
   
6. Digitaaliset headhunterit

#1 Rekrytointikouluttajat

Rekrytointikouluttajat jakavat kokemukseen perustuvia näkemyksiä ja mahdollisia työkaluja rekrytoinnin avuksi. Rekrytointikouluttaja on matalan kynnyksen aloitus rekrytoinnin kehittämiseksi. He eivät suoranaisesti auta resurssipulaan, eikä työkalujen luotettavuutta ja toimivuutta voi varmuudella taata. Rekrytointikouluttajien hinnoittelu on usein tuntiperusteista ja vastuu palkkauksen onnistumisesta on edelleen työnantajalla. Rekrytointikouluttajalta voi saada hyviä yksittäisiä ideoita tai ajatuksia oman rekrytoinnin parantamiseksi.

#2 Headhunterit eli suorahaku

Headhunterit etsivät mittatilaustyönä sopivan osaajaehdokkaan avoimena olevaan tehtävään. He lisäävät rekrytoinnin resursseja ja nopeuttavat prosessin läpivientiä tekemällä esikarsintaa ja kandidaattien etsimisen työnantajan puolesta. Räätälöity osaajan etsiminen on kallis palvelu, joten headhunteria käytetään tyypillisesti ylimmän johdon palkkauksiin. Headhunterit ratkaisevat rekrytointihaasteen hetkellisesti palkkaus kerrallaan, mutta eivät kehitä sisäisiä prosesseja, jolloin itse rekrytoinnissa piilevät ongelmat eivät poistu ja headhunterin tarve säilyy jatkossakin.

#3 Työnvälitystoimijat

Työnvälitystoimijat ovat kätevä ratkaisu tilapäiseen työtarpeeseen tai erityistä asiantuntijuutta projektiluontoisesti vaativiin tilanteisiin. Työnvälitystoimijoiden kautta saatu työvoima osaa asiansa mutta ei tunne talon tapoja eikä ole sitoutunut yhteisiin pitkäaikaisiin tavoitteisiin. Työnantaja ei sitoudu sopimusteknisesti työntekijään, vaan saa ratkaisun nopeaan tarpeeseen. Näin saadaan paikattua tilapäisesti työvoimaa tai ostettua hetkellisesti erityistä asiantuntijuutta. Välitysfirmojen välittämän työvoiman tasokkuus vaihtelee.

#4 Työpaikkaportaalit

Työpaikkaportaaleissa työnantajat saavat työpaikkailmoituksilleen näkyvyyttä eri alojen aktiivisilta työnhakijoilta. Työpaikkaportaaleissa kannattaa muistaa, että työpaikkaportaaleissa liikkuvat vain uutta työtä etsivät osaajat, joten mikäli tiedät, että haettavaan tehtävään soveltuvat tekijät ovat pääosin jo työsuhteessa, ei ilmoituksesi saa portaaleissa näkyvyyttä oikeassa kohderyhmässä. Työpaikkaportaalit altistavat työnantajat toistensa väliselle kilpailulle; myös muiden organisaatioiden vastaavat työpaikkailmoitukset näkyvät ilmoitusten yhteydessä, jolloin työnantaja saattaa maksaa omalla ilmoituksellaan työntekijän kilpailijalleen esimerkiksi houkuttelevamman brändin ansiosta. Työpaikkaportaalit toimivat parhaiten positioihin, joihin työmarkkinoilla on paljon kysyntää.

#5 Rekrytointijärjestelmien tarjoajat

Modernit rekrytointijärjestelmät säästävät aikaa ja helpottavat rekrytointiprosessin hallintaa. Usein ilmoitusten jakamiseen on myös rakennettu integraatioita, jolloin esimerkiksi tiedon jakaminen onnistuu helposti yhdestä paikasta. Haasteeksi muodostuu se, että rekrytointiprosessia ei tarkastella organisaatiokohtaisesti. Rekrytointijärjestelmien tarjoajien tulisi siis myös tarjota yksilöllistä konsultointia lisäpalveluna, jotta päästään onnistuneisiin palkkauksiin myös vaikeasti täytettävien positioiden kohdalla.

#6 Digitaalinen headhunting

Digital Headhunting on uusi kandidaattivetoinen rekrytoinnin konsepti, joka yhdistää suorahaun, rekrytointijärjestelmän ja rekrytointimarkkinoinnin. Palvelun digitaalisuus mahdollistaa edullisen tavan saada kandidaatteja haastaviinkin positioihin ja tekemään onnistuneita palkkauksia. Ratkaisu perustuu kandidaattivetoiseen rekrytointiin, mikä mahdollistaa nopean  rekrytointikokemuksen kandidaatille, passiivisten kandidaattien rekrytoimisen sekä suuret kandidaattimäärät. Näin ollen tulee varmistaa, että rekrytointijärjestelmä on rakennettu nopeaan kandidaattikäsittelyyn. Palvelu ei ole ilmainen, mutta vain murto-osan perinteisen headhunterin kustannuksista.

Kuinka valitsen sopivan toimijan?

Rekrytoinnin suunnittelu kannattaa tehdä kokonaisvaltaisesti vaihe vaiheelta lähtien toimialasta, alueellisesta sijainnista ja työvoiman saatavuudesta. Avainkysymys on, sijoittuuko yritys työnantajavetoiseen vai työnhakijavetoiseen markkinaan. 

Työnantajavetoisessa markkinassa avattuun positioon löytyy työmarkkinoilta paljon halukkaita tekijöitä. Sen sijaan työnhakijavetoisessa markkinassa tekijät eivät ole vapailla työmarkkinoilla tai niistä on pulaa. Rekrytointikonsultin valinnassa kannattaa siis tiedostaa, minkälaisessa työmarkkinassa rekrytointeja tehdään.

Alalla, jossa työhakemuksia tulee yleensä paljon ja työnantajalla on ylivoimainen brändi verrattuna kilpailijoihinsa, voi hyödyntää esimerkiksi työpaikkaportaaleja ilmoitusten jakamiseen. Lisäksi kannattaa hyödyntää rekrytointijärjestelmää ilmoitusten jakamiseen ja hakijoiden hallintaan. 

Tehtävissä, joihin ei yleensä saada kandidaatteja tarpeeksi eikä työnantajan brändi oli merkittävästi vahvempi suhteessa kilpailijoihin, kannattaa suosia kandidaattivetoista digital headhunting -rekrytointia. Työnhakijavetoisessa markkinassa palvelu tuottaa tavallisesti moninkertaisen määrän kandidaatteja työpaikkaportaaliin verrattuna. 

Mittaamalla ongelmakohdat selville

Prosessin parantamiseksi on tärkeää mitata rekrytoinnin eri vaiheita. Nykyisten palveluntarjoajien tulisi pystyä tarjoamaan myös tarkkaa analytiikkaa tuloksistaan. Ilman konkreettista tietoa vaiheiden toimivuudesta ei ole mahdollista kehittää tekemistä tai tietää, mistä kanavista kandidaatit tulivat.

Usein tuloksina tarjotaan muun muassa näyttökertoja ja erilaisia klikkimääriä, mutta ne eivät takaa onnistuneita rekrytointeja. Seuraa mieluummin laadukkaiden kandidaattien määrää, sillä se johtaa todennäköisemmin onnistuneeseen palkkaukseen. Laadukkaiden kandidaattien määrä yhdistettynä kohtuullisiin kuluihin on yleensä paras merkki siitä, että rekrytointikonsultin valinta on onnistunut.

Rekrytoinnin kustannukset – mikä tulee kalliiksi, mikä tuo todellisia säästöjä?

Yrityksillä on vaihtelevasti resursseja käytettävissä rekrytoinnin kustannuksiin. Monessa yrityksessä on myös vaikea tietää rekrytoinnin todellista budjettia, sillä rekrytointi ei usein ole kenenkään pääasiallinen tehtävä ja rekrytointiin käytetty aika on pois muusta työstä. 

Rekrytoinnin kehittämiseen tarvittavaa aikaa tai tietoa ei välttämättä ole helposti saatavilla eikä mikä tahansa keino ole sovellettavissa mihin tahansa rekrytointiin. Rekrytointikonsulttia mietittäessä kannattaa arvioida kokonaiskustannuksia. Keskeistä on tunnistaa, etsitäänkö ratkaisua lyhyen vai pidemmän aikavälin ilmiöön. 

Yksittäisissä rekrytoinneissa kalliit headhunting -palvelut voivat olla hyödyllisiä, mikäli työvoimapula aiheuttaa liiketoimintamahdollisuuksien välitöntä estymistä, palkkaustarve on kertaluontoinen ja täytettävään tehtävään kohdistuu paljon vaatimuksia. 

Mikäli tarve on pidempiaikainen, rekrytoinnin kulut headhuntingin avulla voivat kasvaa valtaviksi pitkällä tähtäimellä. Tällöin olisi hyvä käyttää vaihtoehtoisia palveluita, jotka tuovat samat tulokset mutta säästävät valtavasti kuluja pitkällä tähtäimellä. Digitaalinen headhunting sopii kustannustehokkaan rakenteensa ansiosta kaiken kokoisten organisaatioiden rekrytointitarpeisiin.

Optimaalinen tilanne rekrytoinnin kustannusten kohtuullisina pysymisen kannalta olisi, että organisaatiot pystyisivät rekrytoimaan omin toimivin prosessein omat rekrytointinsa suunnitelmallisesti ja strategisesti. Tällöin tehtäviin on todennäköisempää pystyä valitsemaan henkilö, joka sopii parhaiten niin tehtävään kuin yrityskulttuuriin.