Case Admicom – IT-yrityksen henkilöstöpäällikkö säästi kaikkien aikaa Jobillan avulla

Kun Helena Marjokorpi palkattiin Admicomin henkilöstöpäällikköksi 2020 kesäkuussa, hän sai itse luoda saappaat, joihin astui. HR-tontin omistajuus, johtaminen ja strategisuus siirtyi satunnaisesta oman työn ohessa hoitamisesta Helenan hoteisiin. 

Admicomin tuote on Adminet, talotekniikan, rakentamisen ja teollisuuden toiminnanohjausjärjestelmä. Lisäksi Admicomilla on asiakkailleen tilitoimistopalvelu. Työntekijöitä Admicom Oyj -konsernilla on noin 190. 

Helenan tullessa taloon rekrytointeja tehtiin sähköpostitse. Hakemukset tulivat yhteen sähköpostiosoitteeseen, josta HR-koordinaattori jakoi ne eteenpäin rekrytoiville esihenkilöille. Rekrytoinnit tapahtuivat sen jälkeen kunkin esihenkilön parhaaksi näkemällä tavalla. 

Saadaksemme kuvaa rekrytoinnin tarpeista Admicomilla Helena listaa yrityksen eri osa-alueita: on tuotekehitys, myynti ja markkinointi, käyttöönoton asiantuntijapalvelut, sopimushallinta ja asiakastuki sekä tilitoimistopuolella kirjanpitäjät ja palkanlaskijat. "Asiakkaat voivat halutessaan joko ostaa pelkän järjestelmän tai sen lisäksi myös kirjanpidon ja palkanlaskijan palveluita", Helena kertoo toiminnasta. Admicomilla on toimipisteitä eri puolella Suomea: pääkonttori Jyväskylässä, toimipisteet Oulussa, Seinäjoella, Tampereella ja pääkaupunkiseudulla. 

Jobilla löytyi puhelun kautta. Admicomille tarjottiin kokeilukampanjaa, jossa käytettiin Jobillan formaattia. Hakuun laitettiin tuotekehityksen puolelta paikka, joka oli ollut auki jo keväällä, mutta hakuun ei ollut tullut juurikaan hakemuksia. Kesän aikana oltiin palkatttu yksi työntekijä. Hakemuksia tuli uuden tyyppisen rekrytointikokeilun kautta Helenan mukaan kivasti ja kokemus oli sen verran hyvä, että seuraavaksi tiedossa oli jo kolmen kampanjan setti. Jobillan järjestelmä on ilmainen, joten sitä ei tarvinnut talon sisällä erikseen myydä. Tulokset olivat hyviä verrattuna siihen astisiin toimintamalleihin. Myös rekrytointi tehostui järjestelmän avulla. 

Helena on silminnähden tyytyväinen Jobillan palveluun: "Palvelu pelaa todella hyvin ja nopeasti, sekä myynnin että asiakaspalvelun kanssa." Hän kertoo saaneensa apua tiukassa paikassa kerran jopa perjantaina virallisen työajan päättymisen jälkeen. Se on myös yksi syy, miksi teemme haastattelua tänään. "Hyvästä yhteistyöstä haluaa kiittää antamalla hyvää eteenpäin."

Tällä hetkellä puolessa vuodessa Admicomilla on tehty 15 kampanjaa ja saatu 300 hakemusta, keskimäärin 20 hakijaa per paikka. 15 henkeä on rekrytoitu. Kaikista hauista ei ole palkattu työntekijää, ja joistain kampanjoista on palkattu useampia. Tiiviillä rekrytointitahdilla on hyvä, että hakemukset ovat järjestelmässä. Esihenkilöt, jotka käyttävät järjestelmää Helenan lisäksi, ovat päässeet ohjelmaan hyvin sisälle ja pystyvät hoitamaan rekrytointejaan hyvin itsenäisesti. Vaikka useampi ihminen hoitaa rekryjä, kaikki pysyvät kartalla, koska järjestelmä tukee prosessia.

Nykytilanne

Helpoimmillaan Helena julkaisee avoimen työpaikan ja esihenkilöt rankkaavat ja julkaisevat valintansa. Helena pitää siitä, että rekrytoinnista riippuen he Admicomilla voivat itse säädellä sitä, millaisia kysymyksiä kuhunkin rekrytointiin laitetaan. Näin hakua voidaan täsmentää tai laajentaa kulloinkin käsillä olevan rekrytoinnin mukaan.

"Rekrytoinnin hallinnoinnin kevenemisestä on ollut iso apu. Jobillan käyttö on vähentänyt todella paljon työmäärää niin itseltä kuin esihenkilöiltä", Helena kertoo. Hän kuvailee rekrytoinnin roolia ja haasteita yleisellä tasolla: "Monessa yrityksessä ei ole ketään, jonka päätyö rekrytointi olisi. Niinpä rekrytointi on ikään kuin välttämätön paha, eikä kukaan ehdi miettiä, kuinka sitä voisi tehdä paremmin tai kuinka tärkeää työtä rekrytointi on. Rekryskenessä puhutaan paljon siitä, miten tavoitetaan ihmiset, jotka eivät aktiivisesti etsi uutta työpaikkaa. Täytyy olla matala kynnys yhteydenottoon ja tehdä hakeminen mahdollisimman helpoksi ja vaivattomaksi nimenomaan kandidaatin näkökulmasta. Rekrytoinnin pitää olla siellä, missä ihmiset ovat ja liikuvat, kuten esimeriksi some-kanavissa. Tällöin tavoitetaan ne, ketkä eivät työpaikkaportaalien sivuilla liiku. Nämä käsitykset ovat vahvistuneet Jobillan kanssa entisestään, ja Jobillan konsepti tukee tällaista ajattelutapaa todella hyvin."

Admicom on saanut hyvää palautetta hakijoiltaan muun muassa siitä, ettei kenellekään jätetä ilmoittamatta hakutuloksesta riippumatta. Jobillan alusta tukee viestintää, jossa kaikki hakijat on helppo huomioida. Helena hoitaa viestinnän ei-valittujen kanssa itse: "Niillekin ihmisille, jotka eivät tule valituksi, tulisi jäädä hyvä mieli rekrytoinnista."


Vilhon kommentti Jobillalta

Jobillalta Vilho on hoitanut Admicomin asiakkuutta. Admicomin kanssa parasta yhteistyössä on Vilhon mukaan avoin ja luottamuksellinen yhteistyö sekä välitön ilmapiiri, joka Helenan kanssa on syntynyt. Admicomilla ollaan oltu heti perillä nykyaikaisen rekrytoinnin mentaliteetista ja asioista, joita tarvitaan, jotta rekrytointi olisi nopeaa ja vaivatonta niin työnantajalle kuin hakijallekin. Yhteistyössä on voinut ideoida ja ehdottaa puolin ja toisin, ja asioita on saatu tehtyä hakijoiden rekrytointikokemuksen parantamiseksi ja sopivien kandidaattien löytämiseksi.